Departemen dan Posisi yang Harus Ada Ketika Implementasi ISO 9001

Tugas dan Tanggung Jawab Tim ISO 9001:

KOMITE PENGARAH (STEERING COMMITTEE)

• Penyediaan sumber daya bagi pelaksanaan dan implementasi ISO 9001
• Monitoring dan pengawasan kepada ISO Team
• Memberikan masukan kepada ISO Team berdasarkan laporan periodik yang disampaikan serta pengambilan keputusan terhadap permasalahan yang dihadapi
• Review dan penetapan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan Sasaran Mutu (Quality Objective)
• Review dan pengesahan dokumentasi ISO 9001 khususnya Pedoman Mutu (Quality Manual)

KOMITE PELAKSANA (ORGANIZING COMMITTEE):

MANAGEMENT REPRESENTATIVE (MR)

• Membuat dokumen sistem manajemen mutu, dan mengajukan pengesahannya kepada Pemimpin terkait
• Memastikan bahwa sistem mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan standar ISO 9001 versi terbaru.
• Melaporkan kinerja sistem mutu kepada manajemen untuk review dan sebagai dasar peningkatan sistem mutu.
• Meningkatkan kepedulian organisasi terhadap manajemen mutu dan persyaratan pelanggan.
• Membuat jadwal dan melaksanakan audit mutu internal dan rapat tinjauan manajemen
• Mensosialisasikan sistem mutu dan berhubungan dengan pihak luar mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem mutu
• Bersama DC, Pemimpin Bagian yang terkait melakukan kontrol terhadap implementasi Iso 9001 pada Bagian yang direlevan

DOCUMENT CONTROLLER (DC)

• Mengontrol penerbitan dan pendistribusian dokumen
• Mengontrol perubahan terhadap dokumen
• Melakukan peninjaukan terhadap perubahan dokumen untuk menjamin kesesuaian perubahan
• Membuat suatu daftar induk dokumen yang mengidentifikasikan status revisi terakhir dokumen
• Mencegah pemakaian dokumen yang tidak sesuai dan/atau yang kadaluarsa.
• Menerbitkan dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan melakukan kontrol untuk memastikan dokumen tersedia di semua tempat kegiatan yang perlu bagi berfungsinya sistem mutu secara efektif;
• Menghancurkan/menyingkirkan dokumen yang tidak berlaku dan/ atau kadaluarsa dari semua tempat penerbitan atau pemakaian, atau memastikannya dengan cara lain terhadap pemakaian yang tidak dimaksudkan.
• Mengidentifikasi dokumen kadaluarsa yang disimpan untuk keperluan hukum dan/atau pemeliharaan
• Mengikuti audit mutu internal dan rapat tinjauan manajemen

AUDITOR INTERNAL

• Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit (auditee)
• Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan auditee
• Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit secara terperinci
• Membuat daftar pertanyaan audit (audit checklist)
• Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh
• Mengumpulkan dan menganalisis bukti  audit yang cukup dan relevan
• Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan selama audit internal
• Memantau tindak lanjut hasil audit internal sampai dinyatakan selesai

DEPARTMENT REPRESENTATIVE

• Melakukan soosialisasi secara intensif kepada setiap anggota Departemen untuk mendapat dukungan penuh dari seluruh karyawan dalam implementasi sistem mutu.
• Memastikan bahwa hal-hal yang ditetapkan dalam dokumen sistem manajemen mutu dilaksanakan
• Mengajukan usul perubahan dokumen sesuai dengan kebutuhan divisi agar sistem dapat beroperasi secara efektif dan memenuhi standar ISO 9001.
• Monitoring impelementasi sistem mutu ke seluruh fungsi departemen untuk memonitor distribusi dokumen dan kemajuan (progress) implementasi sistem manajemen mutu.
• Membuat laporan periodik tentang capaian atau kemajuan pengembangan dan keefektifan implementasi ISO 9001
• Mengidentifikasi dan meminta rekomendasi perbaikan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kinerja operasi sistem atau mengatasi permasalahan yang timbul/keluhan
• Mengikuti pelaksanaan audit internal dan menindaklanjuti hasil internal audit
• Menindaklanjuti temuan/laporan audit internal, ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan
• Mengikuti rapat tinjauan manajemen dan menindaklanjuti hasil rapat tinjauan manajemen sesuai bidang