Mengukur ROI of Training
- Mengukur Efektivitas Program PelatihMengukur ‘Return on Investment’ Pelatihan
- Meningkatkan Efektivitas dan ROI Pelatihan
- Mengukur Efektivitas Program Pelatihan
Proses Pelatihan
Training Need Analysis Pelatihan apa yang diperlukan untuk orang dan atau pekerjaan tersebut?Training Objectives Tujuan harus dapat diukur dan diobservasi
Training Delivery Teknik meliputi on-the-job-training, action learning, dll
Training Evaluation Mengukur aspek reaction, learning, behavior, and results
Empat Level Evaluasi
Level 1
Reaction Evaluasi reaksi peserta pelatihan terhadap program yang diberikanApakah mereka menyukai program tersebut ? Apakah mereka menyukasi fasilitator ? Apakah mereka menyukai akomodasi dan fasilitas pelatihan?
Level 2
Learning Menguji peserta pelatihan untuk menentukan apakah mereka telah mempelajari prinsip, ketrampilan dan pengetahuan yang telah mereka pelajari
Measuring Learning mencakup hal-hal berikut :
Pengetahuan apa yang telah dipelajari?
Kemampuan apa yang telah dibangun atau dikembangkan?
Pedoman untuk Evaluasi Level 2 - “Measuring Learning”
- Gunakan kontrol grup jika dirasa perlu
- Evaluasi pengetahuan, kemampuan, dan/atau sikap baik sebelum dan sesudah program dilaksanakan
- Gunakan tes tertulis untuk mengukur pengetahuan
- Gunakan tes kinerja untuk mengukur kemampuan
- Dapatkan 100% response dengan segera
- Gunakan hasil evaluasi untuk mengambil tindakan yang tepat
Contoh Tes untuk Mengukur Learning
Level 3
Behaviour Application Menanyakan apakah perilaku peserta pelatihan berubah karena program pelatihan. Sebagai contoh, apakah karyawan di departemen pengaduan toko lebih sopan daripada sebelumnya dalam menerima ketidakpuasan pelanggan ?
Frekuensi penerapan atau aplikasi keahlian/ pengetahuan/ attitude baru yang telah dipelajari dalam training Efektivitas penerapan keahlian/ pengetahuan/ attitude
Panduan untuk Evaluasi Level 3
- Gunakan kontrol grup jika memungkinkan
- Sediakan jarak waktu – minimal 6 bulan – guna memberikan kesempatan bagi adanya perubahan perilaku dan penerapan materi pelatihan
- Evaluasi dilakukan sebelum dan 6 bulan sesudah program
- Lakukan survei atau interview kepada supervisor langsung atau bawahan peserta pelatihan
- Ulangi evaluasi pada waktu yang tepat
Petunjuk:
Tujuan dari kuesioner ini adalah untuk melihat sampai sejauh mana para peserta pelatihan kepemimpinan yang diadakan baru-baru ini telah menerapkan apa yang mereka pelajari dalam pekerjaan mereka saat ini.
Hasil dari survei ini akan membantu kami menilai efektifitas program pelatihan ini dan mendapatkan cara-cara untuk membuatnya lebih praktis bagi para peserta.
Berikan jawaban yang jujur. Nama anda tidak perlu dituliskan, sehingga kerahasiaan jawaban anda dapat dijamin.
Lingkari jawaban yang anda anggap sesuai untuk setiap pertanyaan.
5 = Jauh Lebih Banyak 4 = Lebih Banyak 3 = Sama Saja 2 = Lebih sedikit 1 = Jauh Lebih Sedikit
Level 4
Bussiness Impact Apakah dampak pelatihan terhadap kinerja bisnis? Apakah terjadi penurunan jumlah keluhan pelanggan? Apakah jumlah penjualan meningkat? Apakah jumlah cacat mutu menurun, dan sebagainya.
Menunjukkan sejauh mana program pelatihan memberikan dampak bagi :
Produktifitas, Kualitas, Waktu Respon, terhadap Keluhan, Kontrol Beaya , Kepuasan Pegawai, Kepuasan Customer, Lainnya
• Indikator Performa Durasi Downtime
• Jumlah produk yang rusak
• Volume penjualan
• Unit Produksi
• Indek kepuasan pelanggan
• Waktu response atas suatu perintah
• Jumlah kecelakaan kerja
• Lainnya
INDIKATOR SOFT DATA (intangible impacts)
• Kepuasan kerja
• Hubungan kerja yang kondusif
• Komunikasi yang efektif
• Tingkat stress
• Kualitas dalam mengambil keputusan
Contoh : Mengukur Hasil Pelatihan
Level 5
Return on Investment Pelatihan
Kriteria Pemilihan Program untuk Evaluasi Level 4 dan 5
• Arti penting program pelatihan dalam kaitannya dengan strategi bisnis perusahaan
• Biaya program
• Visibilitas program
• Jumlah target peserta
• Tingkat komitmen dan dukungan manajemen
• Mengukur kontribusi
• Mengatur prioritas
• Fokus pada hasil
• Mengubah persepsi manajemen tentang makna pelatihan
Model ROI Pelatihan
Rumus Return on Investment
Mengumpulkan Data
· Mengenali indikator kinerja yang tepat Mengembangkan rencana pengumpulan data
Contoh Indikator Kinerja
Output
- Unit yang diproduksi
- Unit yang terjual
- Jumlah pelanggan baru
- Produktivitas pekerja
- Perputaran inventorindll.
Waktu
- Downtime peralatan
- Overtime
- Waktu penyelesaian proyek
- Waktu pengolahan
- Waktu perbaikan
- Lost time days
- Dll.
- Biaya
- Biaya per unit
- Biaya variabel
- Biaya overhead
- Biaya operasi
- Jumlah penurunan biaya
- dll.
Kualitas
- Scrap
- Waste
- Barang apkiran
- Tingkat kesalahan
- Pengerjaan ulang
- Produk cacat
- Produk gagal
Contoh Hasil Kinerja
Contoh beberapa hasil kinerja setelah program pelatihan:
Defect menurun dari 11 % menjadi 7.4 %
Ketidakhadiran menurun dari 7 % menjadi 3.25 %
Tingkat turn over pegawai tiap tahun menurun dari 30 % menjadi 16 %
Lost time accidents menurun sebesar 65 %
Kontrol Group
Pengaturan kontrol grup dapat digunakan untuk mengisolasi pengaruh pelatihan.
Dengan strategi ini, satu grup menerima pelatihan, sementara group yang serupa lainnya tidak menerima pelatihan.
Perbedaan kinerja dari dua grup tersebut diukur untuk menilai dampak program pelatihan.
Contoh : Menggunakan Kontrol Group
Group Salesman A menerima pelatihan intensif mengenai Profitable Selling Skills selama 3 hari.
Group Salesman B sama sekali tidak menerima training
Enam bulan setelah kegiatan training diperoleh data sbb:
Penjualan Rata-rata Group Salesman A = 10 unit/salesman/bulan
Penjualan Rata-rata Group Salesman B = 6 unit/salesman/bulan
Perbedaan jumlah penjualan diatas merupakan dampak positif dari kegiatan training (dengan asumsi kedua group memperoleh perlakuan – misal dari sisi gaji, kondisi pasar, jenis produk – yang identik/sama).
Konversi Data ke Nilai Moneter
• Langkah untuk merubah data ke Nilai Moneter
- Fokus pada unit yang ingin ditingkatkan kinerjanya
- Menentukan nilai setiap unit
- Menghitung perubahan dalam data kinerja
- Menentukan jumlah peningkatan kinerja dalam setahun
- Menghitung nilai penghematan dalam setahun
Langkah untuk Merubah Data ke Nilai Moneter
Contoh Ilustrasi langkah-langkah untuk merubah data ke nilai moneter
1. Fokus pada unit yang akan ditingkatkan
Jumlah keluhan pelanggan – diharapkan turun setelah adanya program pelatihan
2. Menentukan nilai setiap unit
Menggunakan tenaga ahli internal, biaya rata-rata untuk menyelesaikan satu keluhan pelanggan hingga tuntas diperkirakan sebesar $ 1500
3. Menghitung perubahan data unjuk kerja
Enam bulan setelah program pelatihan Customer Service selesai, jumlah rata-rata keluhan pelanggan per bulan turun sebanyak 10 kali. Atasan peserta memberikan estimasi bahwa kontribusi pelatihan atas penurunan itu adalah sebesar 20 % -- sehingga jumlah yang disumbangkan oleh adanya pelatihan bagi penurunan keluhan pelanggan adalah 2 kejadian/bulan.
4. Menentukan besarnya perubahan tahunan
Selama setahun, maka jumlah total penurunan keluhan akibat training adalah 24 kejadian ( 2 * 12 bulan)
5. Menghitung nilai penghematan selama setahun
Jika biaya menangani keluhan pelanggan adalah $ 1500, maka jumlah penghematan yang bisa diraih setelah program pelatihan adalah = 24 x $ 1500 = $ 36,000,-
Menyusun Tabel Biaya Program
Menyusun tabel biaya melibatkan analisa atas semua biaya yang berhubungan dengan program pelatihan
Komponen biaya yang harus dimasukkan :
Biaya desain dan pengembangan program
Biaya semua bahan-bahan training kit (tas, binder, dll) yang dibagikan ke semua peserta
Biaya untuk fasilitator
Biaya fasilitas ruangan untuk program pelatihan
Tabulating Cost of the Program
Komponen biaya yang harus dimasukkan :
Biaya transporat dan akomodasi peserta
Gaji dan benefit para peserta training
Biaya overhead dan administratif bagi bagian yang mengelola kegiatan training
Contoh Analisis ROI
Rangkuman Beaya : contoh
Meningkatkan Efektifitas Pelatihan
Seberapa Efektifkah Program Pelatihan Anda?
Laporan Studi Broad and Newstrom (1992) menunjukkan bahwa kurang dari 30% dari apa yang diajarkan dalam training dapat ditransfer dalam pekerjaan sehari-hari dan memberikan dampak bagi peningkatan kinerja
Sumber: Broad, M., & Newstrom, J. W. (1992). Transfer of training: Action packed strategies to ensure high payoff from training investments. Reading, MA: Addison-Wesley.
Halangan bagi Efektivitas Penerapan Materi Training dalam Pekerjaan
- • Kurangnya dukungan dalam penerapan materi training ke dalam tugas sehari-hari di kantor
- • Gangguan atau interupsi dari lingkungan (kerja) secara langsung
- • Budaya organisasi yang tidak mendukung
- • Persepsi peserta training tentang program pelatihan yang tidak mungkin dipraktekkan
- • Terpisah dari dukungan dari fasilitator pelatihan
Transfer Matrix
Sebelum Training
Manager
- Memasukkan aspek transfer pelatihan dalam performance appraisal
- Melibatkan supervisor and trainee dalam proses analisa kebutuhan pelatihan
- Menjelaskan kepada trainee tentang pentingnya training (tujuan objektif, isi, proses, dan penerapannya dalam pekerjaan)
- Mereview isi instruksi dan bahannya
- Ikut memonitor sesi training
Trainer
- Menyesuaikan rencana training dengan rencana strategi organisasi
- Mendesain materi pelatihan secara sistematis
- Mendesain program peer-coaching dan sesi monitoring pasca kegiatan training
Trainee
- Memberikan masukkan untuk perencanaan program training
- Secara aktif mengeksplorasi beragam pilihan kegiatan training
- Ikut serta secara aktif dalam kegiatan pre training, jika ada.
Selama Training
Manager
- Mencegah interupsi dari tugas sehari-hari
- Memantau kehadiran dalam training
- Menghargai partisipasi para peserta training
- Berpartisipasi aktif dalam penyusunan program transfer training ke dalam pekerjaan
- Merencanakan kegiatan untuk menganalisa sejauh mana materi training bisa ditransfer dan diaplikasikan kedalam pekerjaan
Trainer
- Mengembangkan materi yang berorientasi pada aplikasi (aplikatif)
- Menjawab pertanyaan mengenai pentingnya training bagi proses pengembangan diri para peserta
- Menyediakan tugas-tugas yang berkaitan dengan pekerjaan riil – bukan tugas yang terlalu konseptual
- Memberikan feedback pada tiap peserta training
Trainee
- Berpartisipasi secara aktif
- Merencanakan aplikasi materi ke dalam pekerjaan sehari-hari
- Membuat kontrak perilaku yang berisikan mengenai rencana aksi untuk meningkatkan keahlian baru dan perilaku positif selepas kegiatan training
Setelah Training
Manager
- Menyediakan peluang untuk menerapkan skill baru yang didapat dalam training
- Melibatkan trainee dalam menyusun program transfer training
- Menjadwalkan briefing trainee untuk para rekan kerja trainee
- Menyampaikan ekspektasi untuk peningkatan kinerja paska kegiatan training
- Mengatur secara proaktif sesi “training refreshment”
- Menyediakan follow up support
- Melakukan survei evaluasi dan memberikan masukan kepada setiap peserta
- Mengembangkan dan mengadministrasi sistem penghargaan (recognition) bagi peserta yang mampu melakukan aplikasi materi training dengan baik.,
- Memberikan sesi “training refreshment”
Trainee
- Menerapkan self-management improvement
- Mereview kembali isi training dan skill yang telah dipelajari
- Mengembangkan hubungan mentoring dengan pekerja yang lebih ahli dan berpengalaman
- Menjaga kontak dengan rekan-rekan
0 Komentar