Prosedur Ijin Tidak Masuk Kerja

Bentuk dan Prosedur Ijin Tidak Masuk Kerja

1.1 Alasan Sakit

1.1.1.Prosedur Ijin Sakit dari Dokter Perusahaan

1. Karyawan menyampaikan Surat Keterangan Sakit harus pada hari H kepada atasan.

▪Atasan dalam hal ini adalah Personalia Cc Direksi untuk Ka. Dept, Ka. Dept untuk Staff (Ka. Bag ke bawah), atasan langsung (min. Ka. Shift) untuk Karyawan Harian

▪Prosedur lanjutan untuk Ka. Dept langsung ke point 4

2. Atasan memeriksa keabsahan Surat Keterangan Sakit

a) Untuk Staff : 

Surat Keterangan Sakit yang telah ditandatangani oleh Ka. Dept masing-masing diterima kembali oleh karyawan ybs untuk selanjutnya diserahkan kepada Personalia (kecuali untuk Staff Produksi, Surat Keterangan Sakit yang telah ditandatangani oleh Ka. Dept selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing). Surat Sakit Maksimal diterima H + 1 sebelum jam 12 Siang.

b) Untuk Karyawan Harian : 

Surat Keterangan Sakit yang telah diperiksa oleh atasan langsung, kemudian diserahkan kepada Ka. Bag untuk ditandatangani dan selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm. masing-masing maksimal H + 1 sebelum jam 12 Siang.

3. Personalia menerima Surat Keterangan Sakit yang telah ditandatangani oleh atasan maksimal H + 1 sebelum jam 12 Siang.

4. Personalia memeriksa keabsahan Surat Keterangan Sakit karyawan ybs.

5. Jika terdapat keterangan yang meragukan, Personalia melakukan pengecekkan data kepada dokter perusahaan untuk memastikan kebenaran ijin sakit yang diberikan oleh dokter

6. Jika berdasarkan konfirmasi dari dokter perusahaan terbukti bahwa Surat Keterangan Sakit tersebut tidak syah, maka Personalia akan berkoordinasi dengan departemen terkait untuk memberikan informasi bahwa karyawan tersebut telah mangkir.

7. Jika berdasarkan konfirmasi dari dokter perusahaan tidak terbukti adanya keterangan yang meragukan, maka selanjutnya Personalia akan langsung melakukan edit absen pada HRIS

1.1.2. Prosedur Ijin Sakit dari Dokter Luar

Ijin sakit dari dokter luar hanya diberlakukan 1(satu) kali (1 surat dokter) dalam sebulan (periode upahan).. Artinya jika karyawan ybs. sakit kembali dalam bulan yang sama dan memerlukan istirahat dokter, maka karyawan harus berobat ke dokter perusahaan untuk memperoleh Surat Keterangan Sakit. Aturan ini diberlakukan agar ijin sakit karyawan dapat lebih terkontrol oleh dokter perusahaan

1. Jika karyawan sakit diluar jam kerja dan harus berobat ke dokter luar, serta memperoleh ijin sakit, maka karyawan ybs. harus memberikan kabar mengenai ketidakhadirannya kepada atasan.

Catatan : Atasan dalam hal ini adalah Personalia Cc Direksi untuk Ka. Dept, Ka. Dept untuk staff (Ka. Bag ke bawah) dan atasan langsung (min. Ka. Shift) untuk karyawan harian

2. Karyawan memberikan Surat Keterangan Sakit kepada atasan pada hari H.

Catatan : Prosedur selanjutnya untuk Ka. Dept langsung ke point 5

3. Atasan memeriksa keabsahan Surat Keterangan Sakit

a) Untuk Staff : 

Surat Keterangan Sakit harus dilampirkan copy resep kemudian  ditandatangani oleh Ka. Dept masing-masing setelah itu kemudian diterima kembali oleh karyawan ybs untuk selanjutnya diserahkan kepada Personalia (kecuali untuk Staff Produksi, Surat Keterangan Sakit yang telah ditandatangani oleh Ka. Dept selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing). Dalam kondisi lain, jika surat keterangan sakit lebih dari 1 (satu) hari, maka surat tersebut dapat diserahkan kepada personalia melalui Ka. Dept / Adm masing-masing.

b) Untuk Karyawan Harian : 

Surat Keterangan Sakit yang telah diperiksa oleh atasan langsung, kemudian diserahkan kepada Ka. Bag untuk ditandatangani dan selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing

4. Personalia menerima Surat Keterangan Sakit yang telah ditandatangani oleh atasan maksimal H + 1 sebelum jam 12 siang.

5. Personalia memeriksa keabsahan Surat Keterangan Sakit karyawan, kemudian melakukan entry keterangan absen pada HRIS.

1.2 Alasan Cuti Tahunan :

Hak cuti tahunan dapat diperoleh bagi karyawan tetap jika karyawan tersebut telah bekerja selama 1 tahun penuh, yaitu sebanyak 12 hari. Cuti tahunan dapat diambil maksimal 2 (dua) hari dalam sebulan (periode upahan). Ketentuan mengenai ijin cuti tahunan adalah sebagai berikut :

1. Karyawan mengajukan Surat Permohonan Cuti tahunan kepada atasan selambat-lambatnya 1 minggu sebelum tanggal cuti diajukan. Adm. Masing-masing entry Cuti pada program HRIS.

Catatan : 

Atasan dalam hal ini adalah Personalia Cc Direksi untuk Ka. Dept, Ka. Dept untuk staff (Ka. Bag ke bawah) dan atasan langsung (min. Ka. Shift) untuk karyawan harian

2. Atasan (Kabag/Kadept/GM/Direksi) melakukan approval cuti tahunan jika disetujui maksimal H – 2 dari tanggal cuti yang di ajukan.

Catatan :

Untuk Level Kadept/GM harus mendapat persetujuan langsung dari Direksi, melalui email pemberitahuan sebelumnya.

3. Kabag Personalia (harian) dan Kadept Personalia (staff) melakukan approval H – 1 sebelum tanggal cuti tsb.

1.3 Alasan Ijin Khusus :

Ijin khusus diberlakukan bagi karyawan yang memiliki kepentingan seperti yang tertuang dalam Peraturan Perusahaan dan telah diatur dalam undang-undang, diantaranya : perkawinan karyawan, perkawinan anak kandung, Kematian istri / suami / anak / orang tua kandung / mertua, khitanan / pembaptisan anak kandung, istri melahirkan, dan mendapat tugas negara. Berdasarkan jenis tersebut, ijin khusus dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu : ijin khusus yang direncanakan dan ijin khusus mendadak yang dijelaskan sebagai berikut 

1.3.1 Prosedur Ijin Khusus Yang Direncanakan :

Jenis ijin khusus yang direncanakan, diantaranya : perkawinan karyawan / anak kandung, khitanan / pembaptisan anak kandung. Ketentuan mengenai ijin khusus ini adalah sebagai berikut :

1. Karyawan mengajukan Surat PITMK dan bukti pendukungnya  kepada atasan.

Catatan : 

▪ Atasan dalam hal ini adalah Personalia Cc Direksi untuk Ka. Dept, Ka. Dept untuk staff dan atasan langsung (min. Ka. Shit) untuk karyawan harian

▪ Untuk Ka. Dept, prosedur selanjutnya langsung ke    point 4

2. Atasan memeriksa keabsahan Surat PITMK dan bukti pendukungnya, selanjutnya :

a) Untuk Staff :

Ka. Dept menandatangani Surat PITMK dan bukti pendukungnya, kemudian mengembalikannya kepada karyawan ybs. untuk diserahkan kepada Personalia (kecuali untuk Staff Produksi, Surat PITMK dan bukti pendukung yang telah ditandatangani oleh Ka. Dept selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing).

b) Untuk Karyawan Harian :

Surat PITMK dan bukti pendukungnya yang telah diperiksa oleh atasan langsung, kemudian diserahkan kepada Ka. Bag untuk ditandatangani dan kemudian diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing

3. Personalia menerima Surat PITMK dan bukti pendukungnya yang telah ditandatangani oleh atasan maksimal H – 1 sebelum jam 12 Siang.

4. Personalia memeriksa keabsahan Surat PITMK dan bukti pendukungnya, kemudian melakukan setting ijin khusus pada HRIS

1.3.2 Prosedur Ijin Khusus Mendadak

Ijin khusus diberlakukan bagi karyawan yang memiliki kepentingan mendadak seperti : kematian istri / suami / anak / orang tua kandung / keluarga dalam satu rumah / mertua, serta kelahiran anak (istri melahirkan), dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Karyawan yang memiliki kepentingan mendesak yang tidak dapat direncanakan seperti penjelasan diatas sehingga tidak dapat masuk kerja, maka karyawan tersebut harus memberikan kabar mengenai ketidakhadirannya kepada atasan. 

Catatan : 

▪ Atasan dalam hal ini adalah Personalia Cc Direksi untuk Ka. Dept, Ka. Dept untuk Staff dan atasan langsung (min. Ka. Shift) untuk karyawan harian

▪ Untuk Ka. Dept, prosedur selanjutnya langsung ke     point 5

2. Pada saat masuk kembali, karyawan harus mengajukan Surat PITMK susulan dan bukti pendukungnya kepada atasan, karena jika karyawan tidak menyerahkannya akan dianggap mangkir pada hari tersebut

3. Atasan memeriksa kembali Surat PITMK susulan dan bukti pendukungnya, selanjutnya :

▪ Untuk Staff :

Ka. Dept menandatangani Surat PITMK dan bukti pendukungnya, kemudian mengembalikannya kepada karyawan ybs. untuk diserahkan kepada Personalia (kecuali untuk Staff Produksi, Surat PITMK dan bukti pendukungnya yang telah ditandatangani oleh Ka. Dept selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing).

▪ Untuk Karyawan Harian

Surat PITMK dan bukti pendukungnya yang telah diperiksa oleh atasan langsung, kemudian diserahkan kepada Ka. Bag untuk ditandatangani dan selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing

4. Personalia menerima Surat PITMK dan bukti pendukungnya yang telah ditandatangani oleh atasan tidak lebih dari 1 X 24 jam sejak karyawan tidak masuk kerja sebelum jam 12 Siang.

5. Personalia memeriksa keabsahan Surat PITMK dan bukti pendukungnya, kemudian melakukan setting ijin khusus pada HRIS

1.4 Alasan Pengajuan Cuti Tahunan Khusus

Pengajuan Cuti Tahunan Khusus diberlakukan bagi karyawan yang memiliki kepentingan mendadak/mendesak dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan, dan dengan berbagai pertimbangan serta persetujuan oleh atasan harus menggunakan hak cuti tahunannya. Pengambilan maksimal 2 (dua) hari dalam sebulan (periode upahan). Pengajuan dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Karyawan yang memiliki kepentingan mendesak (sifatnya Musibah) yang tidak dapat direncanakan seperti penjelasan diatas sehingga tidak dapat masuk kerja, maka karyawan tersebut harus memberikan kabar mengenai ketidakhadirannya kepada atasan. 

Catatan : 

▪ Atasan dalam hal ini adalah Personalia Cc Direksi untuk Ka. Dept, Ka. Dept untuk Staff dan atasan langsung (min. Ka. Shift) untuk karyawan harian

▪ Untuk Ka. Dept, prosedur selanjutnya langsung ke     point 5

2. Pada saat masuk kembali, karyawan harus mengajukan Formulir pengajuan cuti tahunan khusus dan atau bukti pendukungnya (jika ada) kepada atasan, karena jika karyawan tidak menyerahkannya akan dianggap mangkir pada hari tersebut.

Atasan memeriksa kembali formulir pengajuan cuti tahunan khusus dan atau bukti pendukungnya, selanjutnya:

a) Untuk Staff :

Ka. Dept menandatangani formulir cuti tahunan khusus dan bukti pendukungnya, kemudian mengembalikannya kepada karyawan ybs. untuk diserahkan kepada Personalia (kecuali untuk Staff Produksi formulir cuti tahunan khusus dan bukti pendukungnya yang telah ditandatangani oleh Ka. Dept selanjutnya diserahkan kepada Personalia atau melalui Adm masing-masing).

b) Untuk Karyawan Harian

Formulir pengajuan cuti tahunan khusus dan bukti pendukungnya yang telah diperiksa oleh atasan langsung, kemudian diserahkan kepada Ka. Bag untuk ditandatangani dan selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing

3. Personalia menerima formulir pengajuan cuti tahunan khusus dan bukti pendukungnya yang telah ditandatangani oleh atasan tidak lebih dari 1 X 24 jam sejak karyawan tersebut masuk kerja sebelum jam 12 Siang.

4. Personalia memeriksa keabsahan formulir cuti tahunan khusus dan bukti pendukungnya, kemudian melakukan setting cuti tahunan pada HRIS

2.5 Alasan Ijin karena kepentingan pribadi

Jenis ijin karena kepentingan pribadi diantaranya : keperluan keluarga / keperluan karena alasan pribadi. Ketentuan mengenai ijin karena kepentingan pribadi  ini adalah sebagai berikut :

▪ Karyawan Staff yang mengajukan ijin mendadak diluar alasan ijin khusus yang diterangkan diatas.

▪ Karyawan mengajukan Surat PITMK dan atau bukti pendukung (jika ada) kepada atasan.

Catatan : 

▪ Atasan dalam hal ini adalah Personalia Cc Direksi untuk Ka. Dept, Ka. Dept untuk staff dan atasan langsung (min. Ka. Shit) untuk karyawan harian

▪ Untuk Ka. Dept, prosedur selanjutnya langsung ke point 4

1. Atasan memeriksa keabsahan Surat PITMK dan menanyakan alasan ijin tersebut secara rinci, selanjutnya :

a) Untuk Staff :

Ka. Dept menandatangani Surat PITMK, kemudian mengembalikannya kepada karyawan ybs. untuk diserahkan kepada Personalia (kecuali untuk Staff Produksi, Surat PITMK yang telah ditandatangani oleh Ka. Dept selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing).

b) Untuk Karyawan Harian :

Surat PITMK yang telah diperiksa oleh atasan langsung, kemudian diserahkan kepada Ka. Bag untuk ditandatangani dan selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing

2. Personalia menerima Surat PITMK dan atau bukti pendukungnya yang telah ditandatangani oleh atasan maksimal H – 1 sebelum jam 12 Siang.

3. Personalia memeriksa keabsahan Surat PITMK dan atau bukti pendukungnya, kemudian melakukan setting ijin RT/RW pada HRIS

1.6 Alasan Cuti Hamil :

Karyawati yang statusnya karyawan tetap memperoleh hak cuti hamil selama 3 (tiga) bulan yaitu 1,5 (satu setengah) bulan sebelum dan 1,5 (satu setengah) bulan setelah melahirkan dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Karyawati mengirimkan surat keterangan usia kehamilan (pada usia 7.5 bulan) dari dokter kandungan / bidan kepada dokter perusahaan

2. Dokter perusahaan memeriksa keabsahan surat keterangan usia kehamilan karyawan dan melegalisir surat tersebut . Selanjutnya dokter perusahaan membuat Surat Keterangan Cuti Hamil selama 3 bulan. Surat keterangan usia kehamilan dari dokter kandungan / bidan yang telah dilegalisir dan Surat Keterangan Cuti Hamil kemudian diserahkan kepada karyawan

3. Karyawan menyerahkan surat keterangan usia kehamilan dan Surat Keterangan Cuti Hamil kepada atasan. 

Catatan : 

• Atasan dalam hal ini adalah Personalia Cc Direksi untuk Ka. Dept, Ka. Dept untuk Staff dan atasan langsung (min. Ka. Shift) untuk karyawan harian

• Untuk Ka. Dept, prosedur selanjutnya langsung ke    point 5

4. Atasan memeriksa keabsahan surat keterangan usia kehamilan dan Surat Keterangan Cuti Hamil, selanjutnya:

a) Untuk Staff :

Ka. Dept menandatangani surat keterangan usia kehamilan dan Surat Keterangan Cuti Hamil, kemudian mengembalikannya kepada karyawan ybs. untuk diserahkan kepada Personalia (kecuali untuk staff produksi, surat keterangan usia kehamilan dan Surat Keterangan Cuti Hamil yang telah ditandatangani oleh Ka. Dept selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing).

b) Untuk Karyawan Harian :

Surat keterangan usia kehamilan dan Surat Keterangan Cuti Hamil yang telah diperiksa oleh atasan langsung, kemudian diserahkan kepada Ka. Bag untuk ditandatangani dan selanjutnya diserahkan kepada Personalia melalui Adm masing-masing.

Personalia menerima surat keterangan usia kehamilan dan Surat Keterangan Cuti Hamil yang telah ditandatangani oleh atasan selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum tanggal cuti hamil diajukan.

Personalia memeriksa keabsahan surat keterangan usia kehamilan dan Surat Keterangan Cuti Hamil, kemudian melakukan setting cuti hamil pada HRIS

1.7 Ketentuan lain Mengenai Absensi  adalah : 

1. Karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan dianggap Mangkir

2. Karyawan Staff yang mengajukan cuti kurang dari 1 (satu) minggu tidak dapat dikategorikan sebagai cuti, tetapi dikategorikan sebagai ijin dengan alasan pribadi (Ijin RT/RW), dengan catatan ijin RT/RW tidak lebih dari 2 (dua) hari per periode upahan (sebulan). Adapun prosedur pengajuannya sama dengan sama dengan pengajuan ijin khusus yang direncanakan.

3. Karyawan Staff yang mengajukan Cuti Tahunan Khusus (sifatnya Musibah), akan tetapi pengajuan tersebut tidak disetujui oleh atasan dan personalia, Adapun prosedur pengajuannya sama dengan pengajuan ijin khusus mendadak.