A. Posisi General Affair
General Affairs merupakan posisi perusahaan yang berperan dalam pengendalian.
General Affair berperan dalam memastikan seluruh aktivitas perusahaan berjalan dengan baik. Dalam hal ini ia bertanggung jawab untuk mengelola bisnis operasional perusahaan.
General Affair sebenarnya lebih fokus memberikan pelayanan kepada seluruh bagian bisnis demi kelancaran bisnis secara keseluruhan melalui entitas pendukung.
General Affair memiliki beberapa fokus layanan yaitu aset dan pembelian yang meliputi pemeliharaan dan pemesanan melalui vendor terpercaya.
B. Tugas dan Tanggung Jawab General Affair
Tugas General Affairs berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Pengadaan, Pencatatan dan Pemeliharaan Aset Perusahaan
Tugas General Affair adalah untuk pengadaan, pencatatan dan pemeliharaan aset perusahaan.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, jika HRD memiliki peran dalam mengelola dan meningkatkan sumber daya manusia perusahaan, tugas General Affairs lebih pada mengelola inventaris dan fasilitas operasional perusahaan.
Barang yang dimaksud adalah segala jenis barang atau fasilitas yang dapat menunjang aktivitas pekerja.
Oleh karena itu, General Affairs harus bisa menentukan fasilitas mana yang lebih bernilai bagi karyawan dan memprioritaskannya.
Sebagai contoh, pada sebuah perusahaan manufaktur, tugas umum umumnya dimulai dengan penyediaan kendaraan perusahaan, penyediaan dan pendistribusian alat tulis dan berbagai peralatan kerja lainnya (meja, bangku, netbook, komputer, dll) hingga instalasi Internet atau WLAN. .
Tidak berakhir dengan pengadaan, karena urusan umum akan berkomitmen untuk memastikan semua fasilitas perusahaan terpelihara dan terpelihara.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan gedung perkantoran untuk memastikan kebersihan lingkungan kerja demi kenyamanan karyawan.
2. Membuat Laporan Anggaran dan Pembayaran
Tugas General Affair selanjutnya adalah membuat laporan anggaran dan pembayaran
Ingatlah bahwa tugas General Affairs adalah memastikan pasokan barang dan fasilitas perusahaan.
Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang dipesan oleh departemen lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai anggaran.
Untuk itu, penyusunan laporan anggaran dengan menyesuaikan fokus barang tidak dapat dipisahkan dari urusan umum.
Sejak ada pekerjaan ini, perusahaan terbebas dari pembengkakan anggaran pembelian perusahaan.
Fokus saat membeli barang atau memberikan fasilitas tentu harus mempertimbangkan keuntungan jangka panjang bagi bisnis.
Oleh karena itu, GA harus berhati-hati dan fokus pada item mana yang harus segera dibeli atau bisa ditunda.
Urusan umum tidak hanya menyusun laporan anggaran tetapi juga melaksanakan pembayaran operasional berkala untuk listrik, air, telepon, koneksi internet (WLAN), iuran pegawai BPJS dan berbagai pembayaran berkala lainnya.
Urusan umum juga akan mengurus penggantian karyawan.
3. Menangani Masalah Perizinan dan Legalitas Perusahaan
Tugas General Affair selanjutnya adalah membantu pengurusan perizinan dan legalitas perusahaan.
Dalam sebuah perusahaan, sudah menjadi hal yang lumrah untuk diperhatikan dalam mengurus legalitas perijinan, baik untuk karyawan maupun perusahaan.
Oleh karena itu, urusan umum sering menjadi perwakilan perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait untuk membantu masalah persetujuan eksternal tersebut.
Pihak-pihak yang terlibat dalam pemberian izin eksternal dapat mencakup kepolisian, organisasi masyarakat, media, kelurahan, kelurahan, dan lain-lain.
Oleh karena itu, selain bertemu dan mendapatkan izin, urusan umum juga harus menjalin hubungan baik dengan mereka.
4. Berkomunikasi dengan Semua Bagian
Tugas General Affair selanjutnya adalah menjalin komunikasi dengan semua seksi.
Karena pekerjaannya sebagian besar terkait dengan tim internal perusahaan, General Affairs bertindak sebagai jembatan informasi antara semua bidang dan manajemen keuangan perusahaan.
Karena setiap bagian biasanya lebih mengetahui kebutuhannya. Sampai saat ini General Affar menerima saran atau permintaan dari departemen tertentu mengenai fasilitas operasional yang dibutuhkan.
Di sisi lain, hal-hal umum perlu memahami secara rinci ide-ide dan rincian anggaran perusahaan.
Sehingga tidak bisa langsung menyetujui semua permintaan karyawan. Karena di sini juga ada prioritas dalam setiap usulan penyediaan fasilitas.
Sehingga jika tidak dapat dipenuhi dalam waktu dekat, hal-hal yang bersifat umum perlu diteruskan ke bagian yang bersangkutan.
Di sisi lain, urusan umum perlu memperjelas prioritas penyediaan barang atau fasilitas untuk pengelolaan keuangan perusahaan ketika menjadi prioritas.
5. Tugas Umum Lainnya
Masih banyak Tugas Umum lainnya, yaitu sebagai berikut:
• Mengelola dan memastikan item yang perlu diperbarui, terutama yang mempengaruhi kinerja perusahaan dan perlu dilakukan dengan arah yang jelas.
• Pembayaran dan pembelian rutin dari perusahaan, misalnya Kertas, pulpen, tinta, tagihan air dan listrik dan lain-lain.
• Menentukan besaran gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan harian lepas dengan jumlah yang sesuai.
• Menjaga aset perusahaan. Ini termasuk mengatur, mengatur, dan mengingatkan karyawan lain tentang penggunaan aset perusahaan dengan benar.
• Uraikan biaya perbaikan dan pembukaan cabang, dengan mempertimbangkan kelayakan dan perkiraan dana yang akan ditawarkan.
){kind=link}
0 Komentar